La Loi 25 est une loi québécoise qui vise à moderniser les règles entourant la protection des renseignements personnels. Elle impose de nouvelles obligations aux entreprises, aux organismes et aux syndicats de copropriété, lesquels recueillent, utilisent et conservent des renseignements personnels sur les copropriétaires, les locataires, les employés et les fournisseurs.
Depuis son entrée en vigueur progressive, la Loi 25 oblige notamment les syndicats de copropriété à adopter de bonnes pratiques en matière de confidentialité, de sécurité de l’information et de gouvernance des renseignements personnels.
Pourquoi la Loi 25 concerne-t-elle les syndicats de copropriété?
Un syndicat de copropriété détient généralement plusieurs renseignements personnels, par exemple :
- les noms et coordonnées des copropriétaires;
- les coordonnées des locataires;
- les numéros de téléphone et adresses courriel;
- les procurations;
- les registres de présence aux assemblées;
- les images captées par les caméras de surveillance;
- les déclarations de sinistre;
- les plaintes et les dossiers disciplinaires;
- les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.
Le syndicat doit donc prendre les mesures nécessaires afin de protéger ces renseignements contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés.
Les principales obligations d’un syndicat
En vertu de la Loi 25, un syndicat de copropriété doit notamment :
- désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels;
- mettre en place des mesures de sécurité adaptées à la nature des renseignements détenus;
- limiter l’accès aux renseignements personnels aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions;
- protéger les renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie;
- signaler certains incidents de confidentialité conformément aux exigences de la loi;
- détruire ou anonymiser les renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, sous réserve des obligations légales de conservation.
Qui est responsable de l’application de la Loi 25?
Par défaut, la responsabilité de l’application de la Loi 25 incombe au syndicat de copropriété.
En pratique, le conseil d’administration désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Cette responsabilité peut être assumée par un administrateur, un dirigeant ou être confiée à une autre personne par écrit.
Même lorsqu’un gestionnaire de copropriété est mandaté pour administrer l’immeuble, le syndicat demeure responsable du respect de ses obligations légales.
Quelles sont les conséquences en cas de non-respect?
Le non-respect de la Loi 25 peut entraîner des conséquences importantes, notamment :
- des plaintes auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI);
- des ordonnances visant à corriger les pratiques du syndicat;
- des sanctions administratives ou des poursuites dans les cas prévus par la loi;
- une perte de confiance des copropriétaires envers leur conseil d’administration.
Bon à savoir
La Loi 25 ne vise pas uniquement les grandes entreprises. Les syndicats de copropriété, même composés de bénévoles, sont également assujettis à cette loi lorsqu’ils détiennent des renseignements personnels.
Il est donc recommandé d’adopter une politique de confidentialité, d’encadrer l’accès aux documents contenant des renseignements personnels et de sensibiliser les administrateurs à leurs obligations.
Voir aussi
- Renseignements personnels
- Conseil d’administration
- Syndicat de copropriété
- Registre de la copropriété
- Caméra de surveillance (à créer)
- Déclaration de sinistre
- Procès-verbal
- Loi 16
- Code civil du Québec
À noter : La Loi 25 est le nom couramment utilisé. Son titre officiel est la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. C’est toutefois l’expression « Loi 25 » qui est la plus utilisée par les syndicats, les gestionnaires et les professionnels.
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