Le registre de la copropriété est l’ensemble des documents et renseignements que le syndicat de copropriété est tenu de constituer, de conserver et de mettre à la disposition des copropriétaires. Il constitue la mémoire administrative, financière, technique et juridique du syndicat.
Prévu à l’article 1070 du Code civil du Québec, le registre permet d’assurer une gestion transparente de la copropriété et de préserver les documents essentiels à son administration.
Que contient le registre de la copropriété?
Le Code civil du Québec prévoit notamment que le registre comprend :
- le nom et l’adresse postale de chaque copropriétaire;
- les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires;
- les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration;
- les résolutions écrites;
- le règlement de l’immeuble et ses modifications;
- les états financiers;
- la déclaration de copropriété;
- les copies des contrats auxquels le syndicat est partie;
- une copie du plan cadastral;
- les plans et devis de l’immeuble, lorsqu’ils sont disponibles;
- les certificats de localisation de l’immeuble, lorsqu’ils sont disponibles;
- le carnet d’entretien;
- l’étude du fonds de prévoyance;
- la description des parties privatives;
- tout autre document ou renseignement relatif à l’immeuble ou au syndicat prévu par la loi ou un règlement.
Pourquoi est-il important?
Le registre de la copropriété est un outil essentiel pour assurer une saine gouvernance du syndicat.
Il permet notamment :
- de conserver l’historique des décisions prises par le conseil d’administration et l’assemblée des copropriétaires;
- de faciliter les transactions immobilières;
- de documenter les travaux réalisés dans l’immeuble;
- d’assurer une meilleure continuité lors d’un changement d’administrateurs ou de gestionnaire;
- de démontrer la conformité du syndicat à ses obligations légales.
Un registre bien tenu simplifie également la préparation de documents comme le DRCOP ou l’attestation sur l’état de la copropriété.
Qui peut consulter le registre?
Tout copropriétaire a le droit de consulter le registre de la copropriété.
Conformément à l’article 1070.1 du Code civil du Québec, cette consultation doit pouvoir se faire à des heures raisonnables, en présence d’un administrateur ou d’une personne désignée par le conseil d’administration, selon les modalités prévues au règlement de l’immeuble.
Le copropriétaire peut également obtenir une copie des documents contenus au registre, moyennant des frais raisonnables.
Le registre peut-il être numérique?
Oui. De nombreux syndicats utilisent aujourd’hui un registre électronique afin de faciliter la conservation, la recherche et le partage des documents.
Qu’il soit conservé sur support papier, numérique ou dans un logiciel de gestion de copropriété, le registre doit demeurer complet, à jour, sécurisé et accessible conformément aux exigences du Code civil du Québec et de la Loi 25 lorsqu’il contient des renseignements personnels.
Bon à savoir
Un registre incomplet ou mal organisé peut compliquer considérablement la gestion du syndicat. Il peut notamment retarder une vente, rendre plus difficile la préparation d’une attestation du syndicat, compliquer la gestion des sinistres ou entraîner la perte d’informations importantes lors d’un changement de conseil d’administration.
Pour cette raison, il est recommandé de mettre le registre à jour régulièrement plutôt que d’attendre qu’une transaction immobilière ou un litige survienne.
Voir aussi
- Déclaration de copropriété
- Carnet d’entretien
- Étude du fonds de prévoyance
- Attestation du syndicat
- DRCOP — Demande de renseignements au syndicat des copropriétaires
- Conseil d’administration
- Procès-verbal
- Résolution (à créer)
- Loi 25
- Renseignements personnels
- Gestionnaire de copropriété
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