Les renseignements personnels sont des informations qui permettent d’identifier directement ou indirectement une personne physique. En copropriété, les syndicats recueillent et utilisent quotidiennement de nombreux renseignements personnels sur les copropriétaires, les locataires, les occupants, les administrateurs et les fournisseurs.
Au Québec, la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication de ces renseignements sont notamment encadrées par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (communément appelée Loi 25).
Quels sont des renseignements personnels?
En copropriété, les renseignements personnels peuvent notamment comprendre :
- Le nom d’une personne.
- Son adresse résidentielle.
- Son numéro de téléphone.
- Son adresse courriel.
- Sa date de naissance.
- Ses coordonnées bancaires.
- Son numéro d’assurance sociale (lorsqu’il est légalement requis).
- Une photographie permettant de l’identifier.
- Des informations concernant sa santé.
- Les informations contenues dans un dossier de plainte ou de réclamation.
- Les enregistrements provenant d’un système de vidéosurveillance.
À l’inverse, des renseignements concernant uniquement l’immeuble, comme le budget du syndicat ou le montant du fonds de prévoyance, ne constituent généralement pas des renseignements personnels.
Quelles sont les obligations du syndicat?
Le syndicat de copropriété est responsable de protéger les renseignements personnels qu’il détient.
À ce titre, il devrait notamment :
- Limiter la collecte aux renseignements nécessaires.
- Utiliser les renseignements uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
- Restreindre l’accès aux personnes autorisées.
- Mettre en place des mesures de sécurité appropriées.
- Conserver les renseignements seulement pour la durée nécessaire.
- Détruire ou anonymiser les renseignements lorsqu’ils ne sont plus requis, sous réserve des obligations légales de conservation.
Le registre de la copropriété
Le registre de la copropriété contient plusieurs renseignements personnels, notamment les coordonnées des copropriétaires.
Même si certains copropriétaires disposent d’un droit de consultation du registre, cela ne signifie pas qu’ils peuvent obtenir librement tous les renseignements personnels qu’il contient. Le syndicat doit concilier les droits d’accès prévus par la loi avec son obligation de protéger la vie privée des personnes concernées.
Les administrateurs et les gestionnaires
Les administrateurs et le gestionnaire de copropriété ont souvent accès à des renseignements confidentiels dans le cadre de leurs fonctions.
Ils doivent :
- Respecter la confidentialité des informations obtenues.
- Éviter de communiquer des renseignements personnels sans autorisation ou sans motif légal.
- Protéger les documents papier et électroniques contre les accès non autorisés.
La divulgation non autorisée de renseignements personnels peut engager la responsabilité du syndicat et, dans certains cas, celle des personnes concernées.
Bonnes pratiques
Afin de protéger les renseignements personnels, un syndicat devrait notamment :
- Désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels.
- Adopter une politique de confidentialité.
- Former les administrateurs et les employés sur leurs obligations.
- Utiliser des mots de passe robustes et des systèmes informatiques sécurisés.
- Limiter les échanges de renseignements personnels par courriel lorsque cela est possible.
- Prévoir une procédure en cas d’incident de confidentialité.
Une gestion rigoureuse des renseignements personnels contribue à protéger la vie privée des copropriétaires et à assurer la conformité du syndicat aux exigences légales.
Voir aussi : Loi 25, Registre de la copropriété, Copropriétaire, Locataire, Occupant, Conseil d’administration, Gestionnaire de copropriété, Incident de confidentialité.
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