Procès-verbal

Le procès-verbal est le document officiel qui consigne fidèlement le déroulement d’une assemblée des copropriétaires ou d’une réunion du conseil d’administration d’un syndicat de copropriété. Il constitue la mémoire écrite des décisions prises et des résolutions adoptées.

Contrairement à une transcription intégrale des discussions, le procès-verbal résume les principaux points abordés, les propositions présentées, les résultats des votes et les décisions finales.

Que contient un procès-verbal?

Un procès-verbal comprend généralement :

• la date, l’heure et le lieu de la réunion;
• le type de réunion (assemblée annuelle, assemblée extraordinaire ou réunion du conseil d’administration);
• les personnes présentes et les absents;
• la vérification du quorum, lorsqu’elle est applicable;
• l’ordre du jour;
• un résumé des discussions;
• les résolutions proposées;
• les résultats des votes;
• les décisions prises;
• l’heure de levée de la séance.

Pourquoi est-il important?

Le procès-verbal permet :

• de conserver une trace officielle des décisions du syndicat;
• d’assurer la continuité entre les différents conseils d’administration;
• de démontrer qu’une décision a été prise conformément aux règles applicables;
• de faciliter le suivi des dossiers;
• de servir de preuve en cas de contestation ou de litige.

Il constitue également une source d’information précieuse pour les copropriétaires, les acheteurs potentiels, les notaires et les assureurs.

Qui rédige le procès-verbal?

Le procès-verbal est habituellement rédigé par le secrétaire de la réunion ou par une personne désignée à cette fin.

Dans plusieurs syndicats, cette tâche peut être confiée au gestionnaire de copropriété, qui prépare ensuite une version destinée à être approuvée selon les procédures du syndicat.

Quand est-il disponible?

En copropriété divise au Québec, le conseil d’administration doit transmettre le procès-verbal de toute assemblée des copropriétaires dans un délai maximal de 30 jours suivant la tenue de l’assemblée.

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont quant à eux conservés au registre du syndicat. Leur communication aux copropriétaires dépend des règles applicables, de la déclaration de copropriété et des dispositions du Code civil du Québec.

Le procès-verbal peut-il être modifié?

Oui. Tant qu’il n’a pas été approuvé, des corrections peuvent être apportées afin de rectifier des erreurs ou des omissions.

Une fois adopté, seules des corrections visant des erreurs manifestes devraient être apportées, sans modifier le sens des décisions qui ont été prises.

Erreurs fréquentes

Parmi les erreurs les plus courantes :

• vouloir retranscrire chaque intervention mot pour mot;
• omettre le résultat d’un vote;
• ne pas identifier clairement les résolutions adoptées;
• inclure des opinions personnelles du rédacteur;
• oublier la date ou les signatures lorsque requises;
• tarder à transmettre le procès-verbal aux copropriétaires.

Bonnes pratiques

• Rédiger un document clair, neutre et objectif.
• Numéroter les résolutions pour faciliter leur suivi.
• Conserver les procès-verbaux au registre du syndicat.
• Utiliser une présentation uniforme d’une réunion à l’autre.
• Relire attentivement le document avant sa diffusion.

À retenir

Le procès-verbal est bien plus qu’un simple compte rendu : il s’agit d’un document officiel qui témoigne des décisions prises par le syndicat de copropriété. Une rédaction claire, précise et impartiale contribue à une saine gouvernance et facilite la gestion quotidienne de la copropriété.