Dans la vie d’un syndicat de copropriété, il arrive qu’un administrateur doive s’absenter temporairement pour des raisons médicales, professionnelles ou personnelles. Cette situation peut soulever des inquiétudes, mais le Code civil du Québec et les bonnes pratiques en gouvernance prévoient des mécanismes pour assurer la continuité de la gestion.
1. Vérifier le quorum du conseil
Le conseil d’administration doit pouvoir fonctionner même en cas d’absence d’un de ses membres. Tant que le quorum prévu à la déclaration de copropriété ou dans le règlement interne est atteint, le conseil peut continuer à prendre des décisions valides.
- Exemple : si le conseil est composé de 5 administrateurs et que le quorum est fixé à 3, le conseil peut siéger même si un administrateur est absent.
2. Délégation temporaire des responsabilités
Un administrateur absent ne peut évidemment pas exercer ses fonctions, mais le conseil peut :
- redistribuer ses tâches à un autre administrateur pour la durée de son absence;
- nommer un secrétaire ou un trésorier intérimaire, si l’absence touche un poste clé.
3. Remplacement officiel (vacance au poste)
Si l’absence se prolonge ou entraîne une vacance au poste (démission, incapacité permanente, décès, etc.), la marche à suivre dépend directement de la déclaration de copropriété :
- Dans certains syndicats, le conseil peut nommer un administrateur provisoire jusqu’à la prochaine assemblée.
- Dans d’autres, seule une assemblée extraordinaire peut élire un remplaçant.
- Certaines déclarations prévoient même la présence de suppléants élus qui entrent automatiquement en fonction en cas de vacance.
👉 Il est donc essentiel de vérifier ce que prévoit la déclaration de copropriété afin d’appliquer la bonne procédure et éviter toute contestation.
4. Communication avec les copropriétaires
Pour éviter les malentendus, il est recommandé d’informer les copropriétaires de la situation, en précisant que la continuité de la gestion est assurée. Cette transparence contribue à maintenir la confiance.
5. L’importance de la relève
Cette situation rappelle l’importance pour un syndicat d’avoir :
- un conseil d’administration composé de plusieurs membres actifs et engagés;
- des règlements clairs sur la façon de combler une absence ou une vacance;
- éventuellement, le soutien d’un gestionnaire de copropriété pour assurer le suivi administratif et opérationnel en tout temps.
✅ En résumé : L’absence temporaire d’un administrateur n’empêche pas le conseil d’administration de fonctionner, tant que le quorum est respecté et que les responsabilités sont bien redistribuées. En cas d’absence prolongée, le remplacement dépend des règles propres à chaque déclaration de copropriété.
