Dans la vaste majorité des cas, les administrateurs d’un syndicat de copropriété sont des bénévoles qui suite à des élections ont accepté de prendre en charge la gestion du syndicat de copropriété du complexe où ils résident.
Malgré leur bonne volonté, il arrive cependant que les membres du conseil d’administration (C.A.) d’un syndicat de copropriété en viennent à la conclusion qu’ils manquent de connaissances, d’expérience et surtout de temps pour bien accomplir les tâches qu’ils doivent accomplir.
Vient alors l’idée de déléguer en tout ou en partie certaine de leurs tâches. C’est alors qu’entre en jeu le gestionnaire de copropriété. Son rôle n’est pas de remplacer le C.A. mais bien de l’assister dans la gestion du syndicat.
Le rôle du gestionnaire
Il faut se rappeler que le rôle primordial des administrateurs est de veiller à la conservation de l’immeuble et au patrimoine commun. Nous verrons plus loin que le mandat du gestionnaire s’étant sur 4 grands volets de l’administration d’un syndicat et que selon le mandat qui lui est confié, ses tâches peuvent s’étendre sur une partie ou la totalité de ces volets. Or, même dans le cas d’un contrat prévoyant que le gestionnaire s’occupe des 4 volets, il n’en demeure pas moins que le pouvoir décisionnel demeure dans les mains des membres du C.A.
Le rôle du gestionnaire est d’accompagner, assister et d’alléger les tâches qui incombent aux membres du C.A. En résumé vous pouvez vous souvenir que le gestionnaire conseille et exécute alors que le C.A. prend les décisions et veille à la conservation de l’immeuble et au patrimoine commun.
Les tâches du gestionnaire
Un gestionnaire peut soit travailler en externe ou en interne. Le gestionnaire interne devient alors un employé du syndicat. En général, seuls les gros syndicats de copropriété (plus de 100 unités) ont recours à un gestionnaire interne. Dans les petits et moyens syndicats, le gestionnaire est une ressource externe et ses tâches sont définies dans un contrat de service. Comme je l’ai évoqué précédemment, les tâches du gestionnaire peuvent être regroupées en 4 grands volets :
- Volet financier : émettre les avis de cotisations et percevoir les paiements des copropriétaires, veiller à préparer les chèques en vue du paiement des factures des fournisseurs, faire la tenue de livres et préparer les rapports financiers et le budget annuel…
- Volet administratif : assister et conseiller les membres du C.A. lors de leurs réunions, Participer à la création et au maintien des registres du syndicat (carnet d’entretien, registre des copropriétaires…), préparer et acheminer les avis de convocation de l’assemblée générale annuelle, veiller à la conservation des archives du syndicat.
- Volet technique : Négocier les contrats d’entretiens et de rénovation. Faire le suivi des entretiens préventifs et de rénovations, faire des inspections visuelles…
- Prestations particulières : autres services optionnels prévus aux contrats
Que les tâches confiées aux gestionnaires s’étendent sur les 4 volets ou qu’elles n’en couvrent qu’une partie, il est primordial de bien les définir dans un contrat de gestion. En plus d’établir la durée du contrat, il est également fortement conseillé de prévoir la rémunération et les mécanismes en cas de mésentente.
Combien peut coûter un contrat avec un gestionnaire de copropriété ?
Comme chaque projet de copropriété varie en taille et en services offerts, il est difficile d’établir une grille de tarifs unique. Certains immeubles ont des ascenseurs, des piscines, des locaux communs alors que d’autres n’offrent aucun service. Or, ce sont tous des facteurs qui influencent la quantité de travail à accomplir et par conséquent les frais qu’un gestionnaire de copropriété va demander.
Si vous désirez connaître nos tarifs pour la gestion de votre copropriété, l’idéal est de remplir un devis afin d’obtenir une soumission gratuite. Un gestionnaire de Gestion MAHD sera alors en mesure de vous fournir une soumission gratuite et sans engagement de votre part.
