Démission

En copropriété, une démission est l’acte par lequel une personne met volontairement fin aux fonctions qu’elle occupe. Le terme est le plus souvent utilisé pour désigner la démission d’un administrateur du conseil d’administration d’un syndicat de copropriété, mais il peut également s’appliquer à d’autres fonctions, comme celle de président, de vice-président ou de secrétaire du conseil.

La démission prend généralement effet à la date indiquée dans l’avis de démission ou, à défaut, au moment où celui-ci est reçu par le syndicat.

Démission d’un administrateur

Un administrateur peut démissionner en tout temps, sans avoir à obtenir l’autorisation des autres membres du conseil d’administration ou de l’assemblée des copropriétaires.

Par souci de bonne gouvernance, il est toutefois recommandé que la démission soit présentée par écrit afin d’éviter toute ambiguïté quant à sa date de prise d’effet.

À la suite de la démission, le siège devient vacant.

Comment combler la vacance?

La façon de remplacer un administrateur démissionnaire dépend de la déclaration de copropriété.

Dans de nombreux syndicats, les administrateurs en fonction peuvent nommer une personne pour combler la vacance jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des copropriétaires. Dans d’autres cas, une assemblée doit être convoquée afin de procéder à une élection.

Le conseil peut-il continuer de siéger?

Oui, à condition que le quorum des administrateurs soit toujours atteint et que le nombre minimal d’administrateurs prévu à la déclaration de copropriété soit respecté.

Si la démission fait perdre le quorum au conseil, celui-ci ne peut plus valablement prendre de décisions. Il devient alors nécessaire de procéder rapidement à la nomination ou à l’élection d’un ou de plusieurs nouveaux administrateurs.

Les obligations de l’administrateur démissionnaire

Avant de quitter ses fonctions, un administrateur devrait remettre au syndicat tous les documents, dossiers, clés, codes d’accès, mots de passe, cartes d’accès, équipements et autres biens appartenant au syndicat en sa possession.

Il est également recommandé de mettre à jour rapidement :

• Les signataires des comptes bancaires.
• Les accès aux plateformes de gestion.
• Les autorisations auprès des fournisseurs.
• Les listes de contacts officielles.
• Les registres du syndicat.

Démission d’un dirigeant

Il est également possible qu’un président, un vice-président, un secrétaire ou un trésorier démissionne uniquement de cette fonction, tout en demeurant administrateur du syndicat.

Dans ce cas, le conseil d’administration peut généralement procéder à la nomination d’un nouvel officier parmi les administrateurs, conformément à la déclaration de copropriété ou aux règlements internes.

Bonnes pratiques

Lorsqu’une démission survient, le conseil d’administration devrait agir rapidement afin d’assurer la continuité de la gestion du syndicat, de protéger les informations confidentielles et d’éviter toute interruption dans les opérations courantes.

Une transition bien planifiée permet également de préserver la stabilité du conseil d’administration et de maintenir la confiance des copropriétaires.

Voir aussi : Administrateur, Conseil d’administration, Quorum, Assemblée générale annuelle (AGA), Président du conseil d’administration, Secrétaire du conseil, Gouvernance.