Avis de convocation

L’avis de convocation est le document officiel par lequel le conseil d’administration informe les copropriétaires de la tenue d’une assemblée des copropriétaires, qu’il s’agisse d’une assemblée générale annuelle (AGA) ou d’une assemblée extraordinaire (AGE).

Il précise notamment la date, l’heure, le lieu (ou les modalités de participation virtuelle), ainsi que les sujets qui seront soumis à l’assemblée. Il permet aux copropriétaires de se préparer adéquatement et d’exercer leur droit de vote.

À quoi sert un avis de convocation?

L’avis de convocation a plusieurs objectifs :

• informer officiellement les copropriétaires de la tenue de l’assemblée;
• communiquer les points qui seront discutés;
• permettre aux copropriétaires de prendre connaissance des documents pertinents avant la réunion;
• assurer le respect des règles prévues par la déclaration de copropriété et le Code civil du Québec.

Une assemblée convoquée de manière irrégulière peut, dans certaines circonstances, entraîner la contestation des décisions qui y ont été prises.

Que doit contenir un avis de convocation?

Le contenu peut varier selon la déclaration de copropriété, mais il comprend généralement :

• la date de l’assemblée;
• l’heure;
• le lieu ou le lien de participation virtuelle;
• la nature de l’assemblée (AGA ou AGE);
• l’ordre du jour;
• les modalités de vote, s’il y a lieu;
• les documents joints (budget, états financiers, projets de résolution, procuration, etc.);
• les coordonnées du syndicat pour toute question.

Quand doit-il être transmis?

Les délais de transmission sont généralement prévus dans la déclaration de copropriété.

À défaut de dispositions particulières, le conseil d’administration doit respecter un délai raisonnable permettant aux copropriétaires de prendre connaissance des documents et de préparer leur participation.

Il est donc important de vérifier les exigences propres à chaque syndicat avant d’envoyer l’avis de convocation.

Qui envoie l’avis de convocation?

L’avis est habituellement transmis par le conseil d’administration ou par le gestionnaire de copropriété agissant au nom du syndicat.

Selon les règles applicables, il peut être envoyé :

• par courrier;
• par courriel;
• remis en main propre;
• par tout autre moyen autorisé par la déclaration de copropriété ou accepté par le copropriétaire.

Quels documents sont généralement joints?

Selon le type d’assemblée, l’avis de convocation peut être accompagné de :

• l’ordre du jour;
• d’une procuration;
• des états financiers;
• du projet de budget;
• des projets de résolution;
• de rapports ou d’études (fonds de prévoyance, carnet d’entretien, etc.);
• de tout document utile à la prise de décision.

Bonnes pratiques

Pour favoriser une assemblée efficace, il est recommandé de :

• transmettre l’avis plusieurs semaines à l’avance lorsque possible;
• utiliser un ordre du jour clair et précis;
• joindre tous les documents nécessaires;
• indiquer clairement les modalités de participation et de vote;
• conserver une preuve de l’envoi de l’avis.

Erreurs fréquentes

Parmi les erreurs les plus courantes :

• transmettre l’avis en retard;
• oublier certains documents essentiels;
• inscrire un ordre du jour trop vague;
• convoquer une assemblée sans respecter les modalités prévues à la déclaration de copropriété;
• modifier des sujets importants pendant l’assemblée alors qu’ils ne figuraient pas à l’ordre du jour.

À retenir

L’avis de convocation est une étape essentielle à la bonne gouvernance d’un syndicat de copropriété. Un avis clair, complet et transmis dans les délais contribue à la validité des décisions prises en assemblée et permet aux copropriétaires de participer de façon éclairée.