Ordre du jour

L’ordre du jour est le document qui présente, dans un ordre logique, les sujets qui seront discutés lors d’une assemblée des copropriétaires ou d’une réunion du conseil d’administration d’un syndicat de copropriété.

Il permet aux participants de connaître à l’avance les points qui seront abordés et de se préparer en conséquence. L’ordre du jour favorise également le bon déroulement de la réunion en structurant les échanges et en évitant les oublis.

À quoi sert un ordre du jour?

L’ordre du jour permet notamment de :

• informer les copropriétaires des sujets qui seront discutés;
• faciliter la préparation des participants;
• assurer une réunion organisée et efficace;
• encadrer les discussions;
• favoriser une prise de décision éclairée;
• limiter les débats sur des sujets non prévus.

Pour les assemblées des copropriétaires, l’ordre du jour est généralement joint à l’avis de convocation.

Que contient un ordre du jour?

Le contenu varie selon le type de réunion, mais un ordre du jour comprend généralement :

• l’ouverture de la séance;
• la vérification du quorum;
• l’élection du président et du secrétaire d’assemblée, lorsque requis;
• l’adoption de l’ordre du jour;
• l’adoption du procès-verbal de la réunion précédente;
• les points nécessitant une décision;
• les suivis des dossiers en cours;
• les affaires nouvelles;
• la période de questions, lorsqu’elle est prévue;
• la levée de la séance.

Peut-on modifier l’ordre du jour?

Oui, mais certaines règles s’appliquent.

Lors d’une assemblée des copropriétaires, l’ordre du jour est généralement adopté au début de la séance. Des modifications mineures peuvent parfois être apportées avec l’accord de l’assemblée.

Toutefois, les copropriétaires ne devraient pas être appelés à voter sur une question importante qui ne figurait pas à l’ordre du jour, sauf dans les cas prévus par la loi ou lorsque tous les copropriétaires concernés y consentent. Cette règle vise à éviter qu’une décision soit prise sans que les copropriétaires aient été adéquatement informés.

Qui prépare l’ordre du jour?

L’ordre du jour est généralement préparé par le conseil d’administration, souvent avec l’aide du gestionnaire de copropriété.

Pour une réunion du conseil d’administration, il est habituellement établi par le président ou le secrétaire du conseil, en collaboration avec les autres administrateurs.

Pourquoi est-il important?

Un ordre du jour bien préparé permet de :

• gagner du temps;
• traiter tous les dossiers importants;
• réduire les discussions inutiles;
• faciliter la rédaction du procès-verbal;
• améliorer la transparence des décisions.

Il constitue un outil essentiel pour une bonne gouvernance du syndicat.

Bonnes pratiques

• Préparer l’ordre du jour suffisamment à l’avance.
• Classer les sujets dans un ordre logique.
• Décrire clairement chaque point.
• Joindre les documents nécessaires à l’avis de convocation.
• Prévoir suffisamment de temps pour les décisions importantes.
• Éviter d’ajouter de nouveaux sujets importants à la dernière minute.

Erreurs fréquentes

Parmi les erreurs les plus courantes :

• rédiger un ordre du jour trop vague;
• oublier des points importants;
• prévoir un trop grand nombre de sujets;
• présenter des résolutions sans documentation;
• mettre au vote une question importante qui n’était pas inscrite à l’ordre du jour.

À retenir

L’ordre du jour est un document essentiel au bon déroulement des assemblées et des réunions du conseil d’administration. Il permet aux participants de connaître les sujets qui seront abordés, favorise des discussions structurées et contribue à la validité des décisions prises par le syndicat de copropriété.

Le saviez-vous?

L’ordre du jour est habituellement transmis avec l’avis de convocation. Plus il est clair et détaillé, plus les copropriétaires sont en mesure de participer activement aux discussions et de prendre des décisions éclairées.