Le secrétaire d’assemblée est un officier d’assemblée chargé de consigner fidèlement le déroulement d’une assemblée des copropriétaires. Il joue un rôle essentiel en assurant la rédaction du procès-verbal et en conservant une trace officielle des décisions prises par les copropriétaires.
Le secrétaire d’assemblée est notamment responsable de :
- Rédiger le procès-verbal de l’assemblée.
- Consigner les résolutions adoptées ou rejetées.
- Noter les résultats des votes.
- Inscrire les principales décisions prises par l’assemblée.
- Collaborer avec le président d’assemblée afin d’assurer le bon déroulement de la réunion.
- S’assurer que les documents produits lors de l’assemblée sont intégrés au registre de la copropriété, lorsque requis.
Le secrétaire d’assemblée n’a pas pour rôle de retranscrire mot à mot les discussions. Le procès-verbal doit plutôt résumer les points abordés et refléter fidèlement les décisions adoptées par les copropriétaires.
Le secrétaire d’assemblée est généralement désigné au début de chaque assemblée, à moins que la déclaration de copropriété ne prévoie une autre procédure. Cette fonction peut être exercée par un copropriétaire, un administrateur, un gestionnaire de copropriété ou toute autre personne désignée par l’assemblée.
Voir aussi : Président d’assemblée, Officier d’assemblée, Procès-verbal, Assemblée annuelle (AGA), Assemblée extraordinaire (AGE).
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