Exercice financier

L’exercice financier est la période de référence utilisée par un syndicat de copropriété pour comptabiliser ses revenus et ses dépenses, préparer ses états financiers et établir son budget.

Il s’agit d’une période de 12 mois consécutifs, dont les dates sont déterminées par le syndicat. Contrairement à une idée répandue, un exercice financier ne correspond pas nécessairement à l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre).

À quoi sert l’exercice financier?

L’exercice financier permet notamment de :

• comptabiliser les revenus et les dépenses du syndicat;
• préparer les états financiers annuels;
• établir le budget de l’année suivante;
• suivre l’évolution de la situation financière du syndicat;
• produire les rapports destinés aux copropriétaires;
• faciliter la comparaison des résultats d’une année à l’autre.

Il constitue le point de départ de toute la gestion financière du syndicat.

Comment est-il déterminé?

Les dates de l’exercice financier sont fixées par le syndicat de copropriété.

Par exemple, un exercice financier peut s’étendre :

• du 1er janvier au 31 décembre;
• du 1er avril au 31 mars;
• du 1er juillet au 30 juin.

Le choix dépend souvent de la date de création du syndicat ou de considérations administratives.

Pourquoi ne correspond-il pas toujours à l’année civile?

Plusieurs syndicats choisissent un exercice financier qui facilite leur gestion.

Par exemple :

• tenir l’assemblée générale annuelle quelques semaines après la fin de l’exercice afin que les états financiers soient prêts;
• éviter que la préparation du budget coïncide avec les périodes de vacances;
• harmoniser l’exercice avec les principaux contrats d’entretien.

Le choix de la période est donc principalement une décision administrative.

Quel est le lien avec le budget?

Le budget annuel est généralement préparé en fonction du prochain exercice financier.

Il permet d’estimer :

• les charges communes;
• les dépenses d’exploitation;
• les contributions au fonds de prévoyance;
• les contributions au fonds d’autoassurance;
• les autres dépenses prévues pour l’année.

Le budget est ensuite utilisé pour établir les contributions des copropriétaires.

Quel est le lien avec les états financiers?

À la fin de chaque exercice financier, le syndicat prépare des états financiers qui présentent notamment :

• les revenus perçus;
• les dépenses engagées;
• la situation des différents fonds;
• les actifs et les passifs du syndicat.

Ces états permettent aux copropriétaires d’évaluer la santé financière de leur copropriété.

Peut-on modifier l’exercice financier?

Oui. Le syndicat peut décider de modifier les dates de son exercice financier.

Une telle décision entraîne généralement un exercice financier plus court ou plus long afin d’effectuer la transition vers la nouvelle période de référence. Cette modification doit être réalisée conformément aux règles applicables au syndicat.

Bonnes pratiques

• Choisir une période adaptée aux besoins du syndicat.
• Produire les états financiers rapidement après la fin de l’exercice.
• Préparer le budget avant le début du nouvel exercice.
• Comparer les résultats d’une année à l’autre.
• Conserver l’ensemble des documents comptables au registre du syndicat.

Erreurs fréquentes

Parmi les erreurs les plus courantes :

• croire que tous les syndicats utilisent l’année civile;
• retarder la préparation des états financiers;
• préparer le budget sans tenir compte des résultats du dernier exercice;
• confondre l’exercice financier avec l’année de taxation municipale.

À retenir

L’exercice financier est la période de 12 mois utilisée par le syndicat de copropriété pour gérer ses finances. Il sert à préparer les états financiers, établir le budget et assurer un suivi rigoureux des revenus, des dépenses et des différents fonds du syndicat. Une bonne planification de l’exercice financier favorise une gestion saine et transparente.

Le saviez-vous?

Dans de nombreuses copropriétés, l’assemblée générale annuelle est tenue quelques semaines après la fin de l’exercice financier afin de permettre aux copropriétaires de prendre connaissance des états financiers les plus récents avant d’approuver le budget ou d’élire les administrateurs.