Gestion administrative

La gestion administrative regroupe l’ensemble des tâches liées au fonctionnement quotidien d’un syndicat de copropriété. Elle vise à assurer une administration efficace, conforme aux obligations légales et aux décisions prises par le conseil d’administration et l’assemblée des copropriétaires.

La gestion administrative peut être effectuée par le conseil d’administration lui-même (autogestion) ou être confiée à un gestionnaire de copropriété.

En quoi consiste la gestion administrative?

La gestion administrative comprend notamment :

• la préparation et l’envoi des avis de convocation;
• l’organisation des assemblées des copropriétaires;
• la préparation des réunions du conseil d’administration;
• la rédaction des procès-verbaux;
• la tenue et la mise à jour du registre du syndicat;
• le suivi des résolutions adoptées;
• la gestion de la correspondance avec les copropriétaires;
• le traitement des demandes des copropriétaires;
• la conservation des documents officiels;
• le suivi des obligations prévues par le Code civil du Québec et la déclaration de copropriété.

Pourquoi est-elle importante?

Une bonne gestion administrative permet notamment de :

• assurer le respect des obligations légales;
• faciliter le travail des administrateurs;
• conserver une documentation complète et à jour;
• améliorer la communication avec les copropriétaires;
• réduire les risques de conflits ou de contestations;
• assurer la continuité de l’administration malgré les changements d’administrateurs.

Elle contribue directement à la saine gouvernance du syndicat.

Qui est responsable de la gestion administrative?

Le conseil d’administration demeure responsable de l’administration du syndicat.

Toutefois, il peut confier tout ou partie des tâches administratives à un gestionnaire de copropriété. Celui-ci agit alors selon le mandat qui lui est confié et exécute les décisions du conseil d’administration.

Quelle est la différence avec la gestion financière?

La gestion administrative porte principalement sur l’organisation, les communications, les documents et les obligations légales.

La gestion financière concerne quant à elle :

• la comptabilité;
• la préparation du budget;
• la perception des charges communes;
• le paiement des fournisseurs;
• la préparation des états financiers;
• le suivi des fonds du syndicat.

Ces deux volets sont complémentaires et sont souvent confiés au même gestionnaire.

Quelle est la différence avec la gestion technique?

La gestion technique vise plutôt l’entretien physique de l’immeuble, notamment :

• les inspections;
• les travaux d’entretien;
• les réparations;
• les appels d’offres;
• la coordination des entrepreneurs;
• le suivi des sinistres;
• la planification des travaux majeurs.

En pratique, plusieurs gestionnaires offrent un service combinant la gestion administrative, financière et technique.

Bonnes pratiques

• Maintenir le registre du syndicat à jour.
• Conserver tous les documents importants de façon sécuritaire.
• Répondre rapidement aux demandes des copropriétaires.
• Respecter les délais prévus par la loi et la déclaration de copropriété.
• Documenter les décisions du conseil d’administration.
• Utiliser des outils de gestion adaptés à la copropriété.

Erreurs fréquentes

Parmi les erreurs les plus courantes :

• négliger la mise à jour du registre du syndicat;
• omettre de conserver les procès-verbaux;
• retarder les communications avec les copropriétaires;
• perdre des documents importants;
• ne pas assurer le suivi des résolutions adoptées.

À retenir

La gestion administrative est essentielle au bon fonctionnement d’un syndicat de copropriété. Elle regroupe toutes les tâches liées à l’organisation, aux communications, à la documentation et au respect des obligations légales. Qu’elle soit réalisée par les administrateurs ou par un gestionnaire de copropriété, elle contribue à une administration efficace, transparente et conforme.