Être administrateur d’un syndicat de copropriété demande du temps, implique des responsabilités et peut parfois sembler intimidant. Il arrive donc qu’à l’approche d’une assemblée générale, aucun copropriétaire ne souhaite présenter sa candidature au conseil d’administration.
Mais que se passe-t-il si personne ne veut devenir administrateur? Le syndicat peut-il continuer à fonctionner sans conseil d’administration? Peut-on faire appel à une personne externe? Un gestionnaire de copropriété peut-il devenir administrateur?
Voici les principales pistes à considérer.
Le syndicat doit avoir un conseil d’administration
Le syndicat de copropriété est une personne morale et doit être administré conformément au Code civil du Québec et à sa déclaration de copropriété.
Le conseil d’administration joue un rôle essentiel dans le fonctionnement du syndicat. Il doit notamment veiller à l’administration du syndicat, à la conservation de l’immeuble, à la gestion financière et à l’exécution des décisions qui relèvent de sa compétence.
L’absence d’administrateurs peut donc rapidement créer des difficultés importantes.
Qui autorisera les paiements? Qui renouvellera les contrats? Qui communiquera avec l’assureur? Qui interviendra en cas de sinistre? Qui préparera le budget? Qui convoquera les assemblées?
Laisser le syndicat sans administration n’est donc pas une solution viable.
Peut-on obliger un copropriétaire à devenir administrateur?
La solution ne consiste pas simplement à désigner un copropriétaire qui ne souhaite pas exercer la fonction.
Il est généralement beaucoup plus utile de comprendre pourquoi personne ne veut devenir administrateur.
Les copropriétaires peuvent notamment craindre :
- la quantité de travail;
- les responsabilités associées à la fonction;
- les conflits entre copropriétaires;
- le manque de connaissances en gestion;
- la comptabilité;
- les obligations légales;
- les appels et demandes des occupants;
- la gestion des fournisseurs et des travaux;
- le temps nécessaire pour assurer le suivi quotidien de la copropriété.
Dans plusieurs cas, le véritable problème n’est donc pas la fonction d’administrateur elle-même, mais la quantité de tâches opérationnelles qui repose sur les administrateurs bénévoles.
Première solution : mieux répartir les responsabilités
Dans certaines copropriétés, un ou deux administrateurs finissent par pratiquement tout faire.
Comptabilité, paiements, appels de service, demandes de soumissions, communications avec les copropriétaires, suivi des assurances, préparation des assemblées : la charge peut rapidement devenir considérable.
Une meilleure répartition des responsabilités peut rendre la fonction beaucoup plus accessible.
Un administrateur peut, par exemple, suivre davantage les finances alors qu’un autre s’intéresse à l’entretien ou aux communications.
Le syndicat peut également confier certaines tâches à des professionnels.
L’objectif devrait être que le conseil d’administration administre et prenne les décisions, plutôt que de demander à quelques copropriétaires bénévoles d’effectuer eux-mêmes toutes les opérations quotidiennes du syndicat.
Deuxième solution : faire appel à un gestionnaire de copropriété
Faire appel à un gestionnaire de copropriété peut considérablement réduire la charge de travail des administrateurs.
Selon le mandat confié, le gestionnaire peut notamment prendre en charge :
- la comptabilité;
- la perception des charges communes;
- la préparation du budget;
- les communications avec les copropriétaires;
- le suivi des fournisseurs;
- les demandes de soumissions;
- la coordination de certains travaux;
- la préparation des assemblées;
- la tenue de certains registres;
- le suivi administratif du syndicat.
Le conseil d’administration demeure responsable des décisions qui relèvent de ses pouvoirs, mais il n’a plus nécessairement à effectuer lui-même toutes les tâches nécessaires à leur exécution.
Pour certains copropriétaires hésitants, savoir qu’ils seront accompagnés par un gestionnaire professionnel peut suffire à les convaincre d’accepter un mandat d’administrateur.
Gestionnaire et administrateur : deux fonctions différentes
Il est important de distinguer les deux rôles.
Le gestionnaire de copropriété agit généralement en vertu d’un contrat de gestion et des pouvoirs qui lui sont confiés. Il exécute différentes tâches pour le compte du syndicat et accompagne le conseil d’administration.
L’administrateur, quant à lui, fait partie du conseil d’administration et participe directement aux décisions relevant de celui-ci.
Ainsi, engager un gestionnaire ne fait pas automatiquement disparaître le besoin de constituer un conseil d’administration.
Cependant, dans certaines situations, une personne externe — y compris le gestionnaire — peut également être appelée à siéger au conseil d’administration.
Un gestionnaire peut-il devenir administrateur du syndicat?
Oui, un gestionnaire peut dans certaines circonstances agir également comme administrateur du syndicat, même s’il n’est pas copropriétaire.
Il faut toutefois commencer par consulter la déclaration de copropriété, puisqu’elle peut prévoir des conditions particulières concernant l’éligibilité des administrateurs, leur nombre ou la composition du conseil.
Il ne faut donc jamais présumer qu’une personne externe peut automatiquement être nommée administrateur sans effectuer cette vérification.
Lorsque cela est permis, le gestionnaire peut éventuellement exercer les deux fonctions :
Gestionnaire → exécution des services prévus au contrat de gestion
Administrateur → participation à l’administration et aux décisions du conseil
Cette double fonction doit toutefois être clairement établie.
Comment nommer un gestionnaire comme administrateur?
Le gestionnaire ne devient pas administrateur simplement parce que le syndicat lui confie la gestion de l’immeuble.
Il doit être valablement nommé ou élu selon les règles applicables au syndicat.
Lors de l’assemblée des copropriétaires, le gestionnaire peut notamment présenter sa candidature à un poste d’administrateur s’il respecte les conditions d’éligibilité prévues par la déclaration de copropriété et les règles applicables.
Les copropriétaires procèdent alors à l’élection des administrateurs conformément aux règles de vote applicables.
Si un poste devient vacant en cours de mandat, la procédure peut être différente. Il faut alors vérifier la déclaration de copropriété et les dispositions applicables au remplacement d’un administrateur.
Selon les circonstances, le remplacement peut notamment relever des administrateurs demeurant en fonction ou nécessiter une décision de l’assemblée.
Il ne suffit donc pas d’inscrire le gestionnaire comme administrateur : sa nomination ou son élection doit respecter le processus applicable au syndicat.
Le gestionnaire-administrateur n’agit pas au même tarif
C’est également un élément important à comprendre.
Le mandat d’un gestionnaire est normalement défini dans son contrat de gestion. Les honoraires convenus correspondent aux services qui y sont prévus.
Accepter également d’agir comme administrateur externe du syndicat constitue une responsabilité différente et supplémentaire.
À titre d’administrateur, le gestionnaire assume les devoirs, obligations et responsabilités associés à cette fonction. Il ne se contente plus d’exécuter les décisions du conseil : il participe lui-même à l’administration et aux décisions du syndicat.
Pour cette raison, un gestionnaire qui accepte également d’agir comme administrateur ne le fera généralement pas au même tarif que celui prévu pour les services réguliers de gestion.
Des honoraires supplémentaires ou une rémunération distincte peuvent être prévus afin de tenir compte notamment :
- du niveau de responsabilité supplémentaire;
- du temps consacré au rôle d’administrateur;
- de la participation aux décisions;
- des obligations associées à la fonction;
- du risque supplémentaire assumé.
Le syndicat devrait donc convenir clairement de la rémunération applicable avant la nomination du gestionnaire comme administrateur.
Idéalement, une distinction claire devrait être faite entre les honoraires de gestion, versés pour les services prévus au contrat, et la rémunération liée au mandat d’administrateur.
Attention aux conflits d’intérêts
La double fonction de gestionnaire et d’administrateur exige également une grande transparence.
Le gestionnaire peut se retrouver dans une situation où le conseil doit prendre une décision concernant ses propres intérêts.
Pensons notamment :
- au renouvellement de son contrat de gestion;
- à une augmentation de ses honoraires;
- à une modification de son mandat;
- à l’évaluation de ses services;
- à un différend concernant une facture ou une prestation.
Le gestionnaire-administrateur peut alors se trouver en situation de conflit d’intérêts.
Les intérêts doivent être déclarés et les règles applicables aux conflits d’intérêts doivent être respectées. Selon la situation, l’administrateur concerné devra notamment éviter de participer à une décision dans laquelle son intérêt personnel entre en conflit avec celui du syndicat.
La double fonction doit donc être organisée avec prudence et transparence.
Est-ce une bonne solution?
Cela dépend beaucoup de la situation de la copropriété.
Lorsque plusieurs copropriétaires sont disposés à devenir administrateurs, il est généralement plus simple de conserver une séparation claire :
les administrateurs prennent les décisions → le gestionnaire les accompagne et exécute son mandat.
Cette structure permet notamment de maintenir une distinction nette entre la gouvernance du syndicat et son fournisseur de services.
Mais lorsqu’un syndicat risque réellement de se retrouver sans aucun administrateur, faire appel à une personne externe qualifiée peut représenter une solution intéressante.
Cela peut être particulièrement pertinent dans les petites copropriétés où le bassin de candidats est très limité.
Troisième solution : revoir le nombre d’administrateurs
Il peut également être utile de consulter la déclaration de copropriété afin de vérifier les règles concernant la composition du conseil d’administration.
Dans certaines copropriétés, particulièrement les petites, il peut être difficile de trouver plusieurs candidats.
Selon les dispositions applicables, une modification de la structure du conseil pourrait éventuellement être envisagée.
Il ne faut toutefois pas simplement décider de réduire le nombre d’administrateurs sans vérifier les règles applicables et, lorsque nécessaire, modifier adéquatement la déclaration de copropriété.
Et si un seul copropriétaire accepte?
Cette situation survient régulièrement dans les petites copropriétés.
Il faut alors vérifier ce que prévoit la déclaration de copropriété concernant le nombre d’administrateurs.
Le fait qu’une seule personne accepte le poste ne signifie pas automatiquement qu’elle peut constituer à elle seule un conseil d’administration valide si la déclaration prévoit plusieurs administrateurs.
Avant de poursuivre avec un seul administrateur, il est donc important de vérifier les dispositions applicables.
Peut-on rémunérer un copropriétaire qui devient administrateur?
La rémunération peut également être envisagée lorsque personne ne souhaite assumer bénévolement la fonction.
Il faut alors vérifier la déclaration de copropriété et les règles applicables afin de déterminer comment une telle rémunération peut être autorisée.
Dans certaines situations, offrir une rémunération raisonnable peut encourager un copropriétaire à consacrer davantage de temps à l’administration du syndicat.
Cela ne règle toutefois pas nécessairement le problème de fond : la personne doit tout de même avoir le temps et les capacités nécessaires pour exercer adéquatement ses fonctions.
Qu’arrive-t-il si aucun conseil d’administration ne peut être constitué?
La situation devient plus sérieuse lorsque personne n’accepte d’administrer le syndicat et qu’aucune solution externe n’est mise en place.
Le fonctionnement du syndicat peut progressivement devenir paralysé.
Les factures doivent continuer d’être payées, les assurances renouvelées, les charges communes perçues et l’immeuble entretenu.
Dans certaines circonstances, une intervention du tribunal peut éventuellement devenir nécessaire afin de permettre l’administration de la personne morale.
Il s’agit toutefois d’une solution de dernier recours qui peut entraîner des démarches, des délais et des coûts supplémentaires pour le syndicat.
Il est donc préférable d’explorer les autres solutions avant d’en arriver à cette situation.
Le problème est particulièrement fréquent dans les petites copropriétés
Prenons l’exemple d’une copropriété de quatre unités.
Pendant plusieurs années, un copropriétaire s’occupe de pratiquement tout : paiements, assurances, fournisseurs, assemblées, comptabilité et entretien.
Un jour, il annonce qu’il ne souhaite plus être administrateur.
Les trois autres copropriétaires refusent également le poste.
La première réaction pourrait être de chercher :
« Qui pouvons-nous convaincre de devenir administrateur? »
Mais la meilleure question est peut-être plutôt :
« Comment pouvons-nous organiser la gestion du syndicat pour que devenir administrateur ne représente plus une deuxième occupation? »
Le recours à un gestionnaire, une meilleure répartition des tâches ou, lorsque cela est possible, la présence d’un administrateur externe peuvent complètement changer la situation.
Il vaut mieux agir avant la fin des mandats
Lorsqu’un conseil sait que plusieurs administrateurs ne souhaitent pas renouveler leur mandat, il est préférable de commencer à chercher une solution avant l’assemblée générale.
Le syndicat peut notamment :
- expliquer clairement aux copropriétaires ce qu’implique réellement la fonction;
- déterminer quelles tâches pourraient être déléguées;
- mieux répartir les responsabilités;
- solliciter des candidatures avant l’assemblée;
- envisager l’accompagnement d’un gestionnaire;
- vérifier si une personne externe peut être administrateur;
- déterminer les honoraires applicables si un administrateur externe est envisagé;
- vérifier les dispositions de la déclaration concernant la composition du conseil.
Attendre le soir de l’assemblée pour découvrir qu’aucune personne n’accepte d’être candidate place inutilement le syndicat dans une situation difficile.
À retenir
Lorsqu’aucun copropriétaire ne souhaite devenir administrateur, le syndicat ne devrait pas simplement laisser la situation perdurer.
Plusieurs solutions peuvent être envisagées : mieux répartir les responsabilités, déléguer les tâches opérationnelles, engager un gestionnaire, revoir la structure du conseil lorsque cela est possible ou envisager la nomination d’un administrateur externe.
Dans certaines circonstances, le gestionnaire de copropriété peut lui-même devenir administrateur, sous réserve de la déclaration de copropriété et des règles applicables. Sa nomination doit toutefois être effectuée correctement et sa double fonction doit être transparente.
Il faut également prévoir que le mandat d’administrateur représente une responsabilité supplémentaire qui n’est normalement pas comprise au même tarif que les services réguliers de gestion.
Enfin, une attention particulière doit être portée aux conflits d’intérêts lorsque le gestionnaire est également administrateur.
Si aucune solution ne permet de constituer un conseil fonctionnel, une intervention judiciaire peut éventuellement devenir nécessaire.
Mais bien souvent, le problème peut être résolu en changeant la façon dont le syndicat organise sa gestion.
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Gestion MAHD accompagne les syndicats de copropriété dans leur gestion administrative, financière et technique.
En confiant une partie importante des opérations quotidiennes à un gestionnaire, les administrateurs peuvent davantage se concentrer sur leur véritable rôle : prendre les décisions nécessaires à la bonne administration et à la conservation de leur copropriété, plutôt que d’avoir à tout faire eux-mêmes.
Dans certaines situations particulières, il est également possible d’évaluer avec le syndicat les solutions permettant d’assurer la continuité de son administration lorsqu’aucun copropriétaire ne souhaite occuper la fonction d’administrateur.
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