Conflit d’intérêts

Un conflit d’intérêts survient lorsqu’une personne appelée à prendre une décision dans l’intérêt d’autrui possède un intérêt personnel, financier, familial ou professionnel qui pourrait influencer, ou sembler influencer, son jugement.

En copropriété, cette notion vise principalement les administrateurs du syndicat, qui ont l’obligation d’agir dans l’intérêt du syndicat de copropriété et de l’ensemble des copropriétaires, plutôt que dans leur intérêt personnel.

Un conflit d’intérêts n’implique pas nécessairement qu’une faute a été commise. Il s’agit d’une situation où un intérêt personnel est susceptible de compromettre l’impartialité d’une décision ou de créer une apparence de favoritisme.

Exemples de conflit d’intérêts

Un administrateur peut se retrouver en situation de conflit d’intérêts notamment lorsqu’il :

• Possède une entreprise qui souhaite obtenir un contrat avec le syndicat.
• Est membre de la famille d’un fournisseur appelé à soumissionner.
• Tente d’influencer une décision qui procure un avantage particulier à sa propre unité.
• Participe à une décision concernant une réclamation d’assurance dont il est personnellement bénéficiaire.
• Utilise des informations confidentielles obtenues dans le cadre de ses fonctions à des fins personnelles.

Que doit faire un administrateur?

Lorsqu’un administrateur se trouve en situation de conflit d’intérêts, il devrait agir avec transparence.

Il devrait notamment :

• Déclarer la nature de son intérêt aux autres administrateurs dès qu’il en prend connaissance.
• S’abstenir de participer aux discussions portant sur la question concernée.
• Ne pas voter sur la décision en cause.
• Quitter temporairement la réunion lorsque cela est approprié.
• S’assurer que sa déclaration et son abstention sont consignées au procès-verbal.

Cette façon de procéder protège autant l’administrateur que le syndicat.

Pourquoi est-ce important?

Les administrateurs ont un devoir de loyauté envers le syndicat. Ils doivent prendre leurs décisions avec honnêteté, prudence et dans le meilleur intérêt de la collectivité des copropriétaires.

Une décision prise dans un contexte de conflit d’intérêts peut être contestée et, dans certaines circonstances, engager la responsabilité personnelle de l’administrateur.

Bonnes pratiques

Afin de réduire les risques de conflit d’intérêts, un syndicat devrait :

• Adopter une politique de gouvernance claire.
• Exiger que les administrateurs déclarent tout intérêt personnel pertinent.
• Comparer plusieurs soumissions avant d’accorder un contrat important.
• Documenter les décisions prises par le conseil d’administration.
• Consigner toute déclaration de conflit d’intérêts dans le procès-verbal.

La transparence contribue à maintenir la confiance des copropriétaires et à assurer une gestion saine et impartiale du syndicat.

Conflit d’intérêts ou apparence de conflit d’intérêts?

Il n’est pas nécessaire qu’un administrateur retire un avantage personnel pour qu’un problème existe. Une apparence de conflit d’intérêts peut être tout aussi préjudiciable, puisqu’elle risque de miner la confiance des copropriétaires envers les décisions du conseil d’administration.

Pour cette raison, les administrateurs devraient éviter non seulement les conflits d’intérêts réels, mais également toute situation pouvant raisonnablement donner l’impression que leur impartialité est compromise.

Voir aussi : Administrateur, Conseil d’administration, Devoir de loyauté, Devoir de diligence, Responsabilité des administrateurs, Procès-verbal, Gouvernance, Soumission.