Dans la vie d’un syndicat de copropriété, il arrive qu’un administrateur doive s’absenter temporairement pour des raisons médicales, professionnelles ou personnelles. Cette situation peut soulever des inquiétudes, mais le Code civil du Québec et les bonnes pratiques en gouvernance prévoient des mécanismes pour assurer la continuité de la gestion.
1. Vérifier le quorum du conseil
Le conseil d’administration doit pouvoir fonctionner même en cas d’absence d’un de ses membres. Tant que le quorum prévu à la déclaration de copropriété ou dans le règlement interne est atteint, le conseil peut continuer à prendre des décisions valides.
- Exemple : si le conseil est composé de 5 administrateurs et que le quorum est fixé à 3, le conseil peut siéger même si un administrateur est absent.
2. Délégation temporaire des responsabilités
Un administrateur absent ne peut évidemment pas exercer ses fonctions, mais le conseil peut :
- redistribuer ses tâches à un autre administrateur pour la durée de son absence;
- nommer un secrétaire ou un trésorier intérimaire, si l’absence touche un poste clé.
3. Remplacement officiel (vacance au poste)
Si l’absence se prolonge ou entraîne une vacance au poste (démission, incapacité permanente, décès, etc.), la marche à suivre dépend directement de la déclaration de copropriété :
- Dans certains syndicats, le conseil peut nommer un administrateur provisoire jusqu’à la prochaine assemblée.
- Dans d’autres, seule une assemblée extraordinaire peut élire un remplaçant.
- Certaines déclarations prévoient même la présence de suppléants élus qui entrent automatiquement en fonction en cas de vacance.
👉 Il est donc essentiel de vérifier ce que prévoit la déclaration de copropriété afin d’appliquer la bonne procédure et éviter toute contestation.
Votre conseil d’administration manque de ressources?
L’absence ou le départ d’un administrateur peut rapidement augmenter la charge de travail des autres membres du conseil. Gestion MAHD peut prendre en charge une partie ou l’ensemble de la gestion administrative, financière et technique de votre copropriété, tout en permettant au conseil d’administration de conserver le contrôle des décisions.
4. Communication avec les copropriétaires
Lorsqu’un administrateur s’absente pour une période prolongée ou quitte ses fonctions, il est généralement préférable d’en informer les copropriétaires. Une communication claire permet d’éviter les inquiétudes, les rumeurs ou l’impression que le conseil d’administration ne fonctionne plus normalement.
Le conseil peut notamment préciser que les activités du syndicat se poursuivent, indiquer comment les responsabilités de l’administrateur absent seront temporairement réparties et, lorsqu’il y a lieu, expliquer les démarches prévues pour pourvoir le poste vacant.
Cette transparence est particulièrement importante lorsque l’administrateur absent occupait un rôle très visible, par exemple celui de président, de trésorier ou de principal interlocuteur auprès des copropriétaires et des fournisseurs. Il peut alors être utile d’identifier clairement la personne qui assumera ces responsabilités pendant son absence.
Il n’est toutefois pas nécessaire de communiquer les raisons personnelles ou confidentielles de l’absence. L’objectif est plutôt de rassurer les copropriétaires sur la continuité de la gestion et de leur indiquer à qui s’adresser pendant cette période.
Une communication simple et rapide contribue ainsi à maintenir la confiance des copropriétaires envers le conseil d’administration, même lorsqu’un changement imprévu survient.
5. Quand l’absence d’un administrateur révèle un besoin de soutien
Dans plusieurs syndicats de copropriété, une grande partie de la gestion quotidienne repose sur une ou deux personnes particulièrement impliquées. Tant que ces administrateurs sont disponibles, cette façon de fonctionner peut sembler efficace.
Une absence prolongée, une démission ou simplement un manque de disponibilité peut toutefois rapidement augmenter la charge de travail des autres membres du conseil et compliquer le suivi des finances, des fournisseurs, de l’entretien et des obligations administratives.
Dans ce contexte, le recours à un gestionnaire de copropriété peut permettre d’assurer une meilleure continuité dans la gestion du syndicat. Le gestionnaire prend en charge les opérations et les suivis qui lui sont confiés, tandis que le conseil d’administration demeure responsable des décisions et conserve le contrôle de la copropriété.
Cette solution peut être particulièrement intéressante lorsqu’un conseil souhaite continuer à s’impliquer dans les décisions importantes, sans que toute la gestion quotidienne repose sur quelques administrateurs bénévoles.
✅ En résumé : L’absence temporaire d’un administrateur n’empêche pas le conseil d’administration de fonctionner, tant que le quorum est respecté et que les responsabilités sont bien redistribuées. En cas d’absence prolongée ou de vacance au poste, il est important de vérifier les dispositions prévues à la déclaration de copropriété.
Lorsque l’absence d’un administrateur entraîne une surcharge importante pour les autres membres du conseil, elle peut aussi être l’occasion de revoir l’organisation de la gestion du syndicat et d’évaluer si certaines responsabilités gagneraient à être confiées à un gestionnaire professionnel.
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